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政府機關公務電子郵件納入電子檔案管理作業程序之研究

為了解決公路總局員工信箱的問題，作者楊智傑 這樣論述：

隨著電子化政府的長期推動，電子檔案在我國政府逐漸佔據重要地位，如今，多數政府公文都以電子公文的形式產出，這些電子公文也會依據《檔案電子儲存管理實施辦法》受到管理、鑑定、歸檔，然而隨著電子郵件在各國政府機關中的廣泛使用，電子郵件是否含有應被視為檔案的內容，如同電子公文一般納入電子檔案管理作業程序，成為許多國家在檔案管理作業上的重要議題。本研究回顧了澳洲聯邦政府、英國政府、美國聯邦政府、中國香港特別行政區政府、美國肯塔基州政府對於公務電子郵件管理、鑑定、歸檔的相關政策及規範，並對我國政府機關中的一般行政人員及檔案管理人員進行深度訪談法，探究我國公務電子郵件的使用及管理現況以及我國公務人員對公務電

子郵件納入電子檔案管理作業程序之政策看法及意見。結果發現，公務電子郵件在我國政府機關傳遞公務訊息的過程中確實扮演重要角色，但目前我國各級機關對公務電子郵件的管理政策較不完整，然而各受訪者對於公務電子郵件的使用習慣迴異，對公務郵件是否應納入電子檔案管理作業程序之意見仍相當分歧，對於公務電子郵件應如何鑑定，尚未有受到普遍認同的方法，在研究者提供的三種鑑定方法中，惟美國聯邦政府目前實行的「Capstone鑑定法」成為一般行政人員及檔案管理人員兩族群的「最大公約數」。本研究建議，我國應明文將公務電子郵件視為公共檔案的一部份，並制訂統一且完整的公務電子郵件管理政策，政策實施時也應注意部分公務員的抗拒心理

，盡力排除公務人員抗拒政策之因素，至於公務郵件的鑑定方法則建議採用美國聯邦政府目前施行的「Capstone鑑定法」。